1. Marco y ámbito
El marco colombiano de referencia incluye la Ley 1581 de 2012 y la reglamentación compilada en el Decreto 1074 de 2015, en lo que resulte aplicable. Este documento describe las finalidades, roles y derechos asociados al tratamiento en ACCESSA.
El sitio web y la prestación de servicios constituyen contextos diferentes. No se extiende automáticamente una autorización del formulario comercial a los datos de participantes de una actividad.
2. Identificación y atención
El responsable del tratamiento comercial es Novo Group Eventos y Soluciones S.A.S., titular de la marca ACCESSA, con domicilio en Puerto Colombia, Atlántico (domicilio fiscal). Teléfono de contacto: +57 312 233 8052.
El área encargada de protección de datos atiende consultas y reclamos en contacto@accessa.com.co.
3. Roles según contexto
En el sitio web, quien decide la finalidad y el uso de la información comercial debe identificarse como responsable. En una operación contratada, ACCESSA puede actuar por cuenta del organizador como encargado, según el acuerdo y las decisiones efectivas sobre la base.
Los roles no se determinan únicamente por el nombre de la herramienta. Deben revisarse para cada proyecto, incluyendo aliados de votación, proveedores de sala virtual, expositores y receptores de reportes.
4. Datos comerciales del sitio web
Se utilizan datos de contacto y alcance para atender la solicitud. La autorización se pide de manera expresa en un checkbox sin preselección. No se adiciona consentimiento de marketing.
La manifestación de autorización y la versión de la política se incluyen en el mensaje preparado y se entregan al chat comercial sólo cuando el visitante lo envía. El sitio web no guarda un registro de aceptación ni una base de prospectos.
5. Datos en eventos y asambleas
En eventos, el alcance puede requerir bases de asistentes, categorías, habilitación, acreditaciones, movimientos, entregas y cumplimiento. En asambleas, puede requerir usuarios, unidades, coeficientes, poderes, presencia, votaciones y evidencias.
Cada proyecto debe definir finalidad, campos necesarios, autorización o fundamento aplicable, acceso, conservación y entrega. El organizador debe verificar la procedencia de las bases y las condiciones que instruye aplicar.
6. Expositores y captura de leads
El reporte de leads se entrega al expositor registrado. Compartirlo con el organizador requiere la autorización correspondiente. La entrega al expositor no elimina la necesidad de revisar el fundamento y la información que recibe el titular en el punto de captura.
Deben acordarse las finalidades, los dispositivos, el receptor y el tratamiento posterior antes de activar la funcionalidad. No se asume autorización para difusión o campañas de terceros.
7. Autorización y datos especiales
Los tratamientos requieren la autorización previa e informada cuando corresponda, o un fundamento legal revisado. No se presume autorización por el simple suministro de una base al operador.
El formulario comercial evita datos sensibles y de menores. Si una actividad necesita tratarlos, debe revisarse separadamente su necesidad, fundamento y protección antes de ejecutarse.
8. Principios y acceso
La operación debe limitarse a finalidades informadas, datos necesarios y usuarios autorizados. Se procura calidad de la base, acceso restringido, seguridad y reserva de la información.
Las consultas por persona, documentos y reportes no se exponen por enlaces públicos abiertos. El acceso a la información se configura según roles y alcance.
9. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización e información sobre su uso; acceder gratuitamente y gestionar revocatoria o supresión cuando proceda. Pueden acudir a la autoridad competente conforme a los requisitos aplicables.
10. Consultas y reclamos
Envía tu solicitud a contacto@accessa.com.co: indica nombre, medio de respuesta, hechos y referencia del evento o relación comercial. Verificamos identidad o representación sin solicitar información excesiva. Puedes pedir consulta, actualización, rectificación, prueba de autorización, revocatoria o supresión cuando proceda.
Las consultas se atienden en diez días hábiles; si se requiere ampliación, se informa el motivo y la fecha, con hasta cinco días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atienden en quince días hábiles, ampliables hasta ocho más con aviso motivado. Se pide completar un reclamo incompleto dentro de cinco días; si no se subsana en dos meses, se entiende desistido. Un reclamo recibido por quien no es competente se traslada e informa en dos días hábiles. El registro se marca como reclamo en trámite dentro de dos días hábiles. Antes de una queja ante la SIC debe agotarse la consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
Si ACCESSA actúa por cuenta de un organizador, coordina con él la respuesta y la ejecución de los cambios. Una obligación legal o contractual puede impedir la supresión inmediata; en ese caso se explica la razón.
11. Proveedores y circulación de datos
Los proveedores autorizados deben recibir únicamente los datos necesarios para sus funciones. Se deben revisar contratos, medidas, ubicación y condiciones de transmisión o transferencia, especialmente si los datos salen de Colombia.
No se publican bases de asistentes, información de votación o reportes de expositores en este sitio web. Las evidencias de casos se publican únicamente con autorización y revisión de datos.
12. Conservación, seguridad y vigencia
La conservación comercial y de cada operación se limita a la finalidad informada y a las obligaciones que correspondan. Los acuerdos de servicio deben definir cierre, entrega, devolución o eliminación cuando corresponda.
Las medidas técnicas y organizacionales deben acompañarse de control de accesos, preparación del personal, contratos y respuesta ante incidentes. El documento se revisa cuando cambian los tratamientos o proveedores.
Información para operaciones
Datos personales en eventos y asambleas: contexto para organizadores y participantes.
Fuentes oficiales de referencia
Ley 1581 de 2012 · Decreto 1074 de 2015: políticas de tratamiento