1. Alcance de esta información
Esta página explica el tratamiento relacionado con la ejecución de una operación ACCESSA. Puede enlazarse desde formularios de inscripción, invitaciones, acreditaciones o instrucciones de una asamblea. No constituye una autorización automática ni sustituye el aviso específico del organizador o el acuerdo de tratamiento de cada proyecto.
No cargues bases de asistentes, documentos de identidad o poderes en el formulario comercial de este sitio web. La transferencia de bases se realiza por un canal acordado con el organizador y con acceso restringido.
2. Quién decide y quién opera
ACCESSA es una marca de Novo Group Eventos y Soluciones S.A.S., con domicilio en Puerto Colombia, Atlántico (domicilio fiscal). Atención de datos personales: contacto@accessa.com.co. Teléfono: +57 312 233 8052.
Habitualmente el organizador define las finalidades, la procedencia de la base, las reglas y los destinatarios, y actúa como responsable. ACCESSA puede actuar como encargado para ejecutar sus instrucciones. Los roles se confirman según las decisiones reales, incluyendo aliados, expositores y proveedores; no se deducen sólo del nombre de la plataforma.
3. Qué información puede utilizarse
En eventos: identificación y contacto de asistentes, organización, categoría, estado de habilitación, código de acreditación, registros de llegada, accesos, permanencia, entregas y cumplimiento de requisitos para certificados, según los módulos contratados.
En asambleas: identificación y contacto, unidad o entidad representada, coeficientes o derechos de participación, poderes, presencia, habilitación, votación nominal o agregada y evidencias de la sesión. No todas las operaciones necesitan todos estos campos.
Los datos corporativos que permitan identificar a una persona natural también requieren protección. Se procura usar información agregada o anonimizada cuando la identificación no sea necesaria.
4. Para qué se utiliza
Preparar y verificar la base; identificar, registrar y acreditar participantes; validar permisos y entregas; gestionar presencia y quórum; ejecutar votaciones bajo las reglas del organizador; coordinar soporte; y consolidar certificados, resultados y evidencias del alcance contratado.
No se amplía esta finalidad a publicidad, venta de bases, campañas de terceros o publicación de imágenes por el simple hecho de asistir. Esas actividades requieren información y fundamento propios.
5. Aviso y autorización del participante
El organizador debe informar su identidad, finalidades, campos, derechos y canal de atención antes de recolectar datos, y conservar prueba de la autorización cuando sea necesaria o del fundamento que permita el tratamiento. Entregar una base al operador no demuestra por sí solo que exista autorización.
El aviso del proyecto debe identificar al organizador, enlazar su política e indicar la intervención de ACCESSA y los proveedores pertinentes. Este documento puede complementarlo; no lo reemplaza. Los campos opcionales y las finalidades adicionales se distinguen de los requisitos necesarios para la actividad.
6. Quórum, poderes y votación
El organizador determina habilitados, derechos de representación, coeficientes, reglas de quórum y modalidad de voto. La tecnología aplica esas reglas y produce registros; no determina por sí sola la validez jurídica de la sesión ni sustituye al presidente, secretario o revisor competente.
Los poderes y documentos se consultan sólo por los roles autorizados. Si se requiere una intervención asistida o excepcional, debe quedar autorizada por la instancia competente del proyecto y registrada con actor, motivo y acción. No se ejecutan votos en nombre de participantes por una autorización general del servicio.
Los resultados agregados y los registros nominales tienen distintos destinatarios. Su entrega y acceso se definen antes de la sesión; no se publican indiscriminadamente datos personales, poderes ni historial individual de votos.
7. Grabación, transcripción e imágenes
La grabación y la transcripción se habilitan únicamente si forman parte del alcance y se informa su finalidad, destinatarios, conservación y fundamento. La captura de audio depende de los micrófonos y fuentes conectados; no garantiza registrar todas las conversaciones del recinto.
La transcripción es un apoyo sujeto a revisión de precisión, nombres y contexto. No equivale por sí misma al acta aprobada ni incorpora automáticamente conversaciones ajenas al sistema de audio.
El uso de fotografías o videos para promoción requiere revisión y autorización propia cuando corresponda. Asistir al evento no otorga una licencia publicitaria ilimitada de imagen.
8. Leads y certificados
La captura de leads debe informar al participante qué expositor recibirá el contacto y para qué. Leer una acreditación no elimina esa obligación. Compartir el reporte con el organizador o permitir campañas adicionales requiere el fundamento y la autorización pertinentes.
Los certificados se expiden según reglas de asistencia o cumplimiento acordadas. Sus verificaciones públicas deben mostrar únicamente la información necesaria, evitando exponer documentos, contactos o bases de participantes.
9. Datos sensibles y menores
No se solicitan por defecto datos sensibles, biometría, información de salud o datos de menores. Si el proyecto requiere alguna de estas categorías, debe analizarse separadamente su necesidad, carácter facultativo, fundamento y medidas de protección, con el organizador y la asesoría pertinente.
No se presume que un documento de identidad, una imagen o una firma pueden circular sin restricciones. El personal sólo accede a lo necesario para su función.
10. Acceso, proveedores e incidentes
Se acuerdan canales de transferencia, usuarios y permisos, equipos autorizados, reserva de la información y destinatarios de reportes. Los operadores deben seguir las instrucciones del proyecto, proteger credenciales y reportar novedades al coordinador.
Los aliados tecnológicos, plataformas virtuales, expositores y proveedores pueden tener funciones y ubicaciones distintas. Su intervención, las transmisiones o transferencias internacionales y las normas imperativas del país se revisan según el caso. Esta página no declara cumplimiento universal de todas las legislaciones de LATAM.
Ante una pérdida, exposición o acceso no autorizado, se informa al coordinador y al responsable, se limita el incidente y se documentan acciones. Las notificaciones a titulares o autoridades se determinan según los hechos y las obligaciones aplicables.
11. Entrega y conservación
El acuerdo del proyecto define quién recibe la base y las evidencias, por qué canal, durante cuánto tiempo se conservan y cómo se devuelven o eliminan las copias de operación. No existe una retención indefinida por defecto ni se promete eliminar una evidencia sujeta a una obligación vigente.
Los registros de autorización, instrucciones, accesos administrativos e incidencias que deban conservarse se protegen bajo las mismas reglas de acceso restringido. La publicación de un caso comercial requiere una revisión y autorización distintas del servicio operativo.
12. Derechos y atención
Puedes solicitar información, acceso, actualización, rectificación, prueba de autorización y revocatoria o supresión cuando proceda. Escribe a contacto@accessa.com.co, indicando la actividad y el organizador para ubicar el contexto. Si ACCESSA actúa como encargado, coordinamos la atención con el responsable.
El procedimiento y los plazos se describen en la Política de tratamiento de datos de ACCESSA. Para finalidades propias del organizador también puedes acudir al canal identificado en su aviso. Esta información permanece vigente hasta una nueva actualización.